О
РАБОТЕ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ
В
рамках выполнения своих функций государственное казенное учреждение
Волгоградской области «Государственный
архив Волгоградской области» предоставляет
ряд работ и услуг для физических лиц, государственных учреждений и
других
юридических лиц.
В
качестве основных форм государственных услуг можно указать следующие:
1.
Обеспечение сохранности архивных документов
(государственная
работа). На 01 января 2012 года в ГКУ ВО «ГАВО»
находится на
хранении 1108676 ед. хр. Обеспечение сохранности архивных документов
включает комплекс мероприятий по созданию нормативных условий,
соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения
архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих
поддержание их в нормальном физическом состоянии.
2. Комплектование
и учет архивных документов (государственная работа). Данная
государственная работа включает выполнение следующих мероприятий: прием
на хранение документов постоянного хранения; описание архивных
документов; представление документов на рассмотрение ЭПМК Комитета по
управлению архивами Администрации Волгоградской области; проведение
консультаций, посещений, проверок организаций–источников
комплектования; введение фондов в систему автоматизированного учета
документов АФ РФ (ПК «Архивный фонд»); введение ед.
хр. в систему автоматизированного учета документов АФ РФ (ПК
«Архивный фонд»); перевод архивных документов в
электронный вид.
3. Работы
по защите сведений, составляющих государственную тайну, других
охраняемых законом тайн, содержащихся в документах архива, и
организации в установленном порядке рассекречивания архивных документов
(государственная работа). Государственная работа включает подготовку к
рассекречиванию архивных документов.
4. Оказание
информационных услуг на основе архивных документов
(государственная услуга). Государственная услуга включает исполнение
запросов социально–правового характера и тематических,
поступающих в архив, в установленные сроки.
5. Обеспечение
доступа к архивным документам (копиям) и справочно–поисковым
средствам к ним (государственная услуга). Государственная
услуга включает обслуживание пользователей в читальном зале (количество
пользователей, количество посещений читального зала, число обращений к
справочно–поисковым средствам, объем документов,
скопированных по заказам пользователей).
6. Проведение информационных и научно – практических мероприятий
(государственная услуга). Государственная услуга предусматривает
подготовку информационных писем, статей, сообщений; подготовку радио,
телепередач и радиоинформаций; организацию и проведение выставок;
организацию и проведение экскурсий; данная услуга включает количество
участников проведенных мероприятий).
Общий перечень
бесплатных и платных услуг, а также стоимость последних можно также
найти здесь.
Наиболее
востребованной услугой является работа с запросами граждан и
организаций, поэтому на ней следует остановиться подробнее.
Работники
архива проводят прием граждан, обратившихся в архив с заявлениями
лично, а также рассматривают запросы, поступающие по почте (по адресу -
Российская
Федерация, 400131, Волгоград, ул. Коммунистическая, 30) и
электронной переписке (e-mail архива - volgogosarhiv@coltel.ru
).
Личный
прием посетителей и рассмотрение запросов проводится сотрудниками соответствующего отдела в
кабинете №1
на первом этаже ГУ «ГАВО». График работы отдела:
приемные
дни – понедельник, среда, пятница
время
приема – 8:30-12:30.
Телефоны
отдела - 30-97-82, 30-99-10.
Иногородние
граждане принимаются независимо от обычного расписания. Иногородним, а
тем более зарубежным посетителям настоятельно рекомендуется заранее
сообщать день своего прибытия в архив - по телефону, электронной или
обычной почте.
В вестибюле архива, рядом с каб. №1
размещены стенды с
информацией для посетителей, в частности – с образцами
заявлений пользователей, перечнем услуг Государственного архива,
тарифом на платные услуги, оказываемые архивом.
При
личной встрече с сотрудником архива посетитель может сразу получить
полный объем информации по интересующей его проблеме, заполнить под
руководством нашего сотрудника необходимые документы (заявления и
т.п.), оформить заявление на работу с документами в читальный зал,
узнать сроки
выполнения своего запроса и дату получения требуемых им документов -
выписок, архивных справок, копий архивных документов.
Письменные
и электронные запросы рассматриваются сотрудниками по мере их
поступления, в порядке очереди. В ответ на электронные письма могут
высылаться уведомления об их получении. В процессе выявления
необходимых пользователю данных сотрудники архива могут направлять ему
извещения о необходимости уточнения той или иной информации.
Соответственно, при «дистанционном»
обращении
в архив (как, впрочем, и при личном) мы настоятельно
рекомендуем нашим пользователям давать по возможности наиболее полную
информацию - свою контактную и по предмету запроса. К примеру, для
получения справки о профессиональном стаже необходимо сообщить полное
наименование места работы, времени работы, а возможно, и данные о
территориальном местонахождении либо ведомственном подчинении той
организации, где когда-то работал заявитель. К заявлению
необходимо прилагать ксерокопии и сканированные изображения тех
документов,
которые могут помочь архивистам в быстром и точном поиске запрашиваемых
архивных документов.
Срок исполнения запроса
определяется законодательством
Российской Федерации,
на него также могут влиять такие объективные факторы, как загруженность
архивиста, непосредственно работающего с запросом, полнота информации,
предоставленной заявителем, наличие в архиве и разработанность архивных
материалов, связанных с темой запроса.
Итогом
работы с запросом будут архивные выписки, справки или генеалогические
исследования, в зависимости от характера запроса - с приложением в виде
копий различного
формата
архивных документов - выдаваемые либо непосредственно пользователю на
руки, либо отсылаемые по почте. Электронные копии документов могут
также высылаться по электронной почте.
