Rambler's Top100  
Новости

(анонсы)

Общая информация Рекомендуется для ознакомления

СМИ

 о архиве

Контакты Структура архива Пользователям архива История архива Архив - не только хранилище Партнеры

Виртуальные выставки

 
 

 

ОТДЕЛ ХРАНЕНИЯ, ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА

И НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 


Начальник отдела - Лобчук Наталья Сергеевна.

Телефон отдела - 30-97-83

Основными задачами отдела являются:

- организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве, обеспечение сохранности документов;

          -  организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов с целью обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием;

- создание и совершенствование системы справочно-поисковых средств (системы научно-справочного аппарата) к документам архива  в целях обеспечения доступа пользователей к архивным документам;

         - создание и ведение баз данных по профильным отделу направлениям;

        - анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов в архиве, готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным, текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;

         - осуществляет работу по  категорированию архивных фондов;

         Организует и координирует работу архивохранилищ, осуществляет систему мероприятий по организации хранения архивных документов, которая включает:

         - обособленное хранение документов на различных носителях, страхового фонда и фонда пользования,  учетных документов, их рациональное размещение, ведение топографических указателей  и картонирование документов, оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов;

         - проверку наличия и состояния архивных документов, организацию розыска необнаруженных дел;

         - шифровку единиц хранения, нумерацию и проверку нумерации листов, оформление обложек, ярлыков, подшивку документов;

         - оценку физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий,  проверку технического и физико-химического состояния архивных документов в процессе хранения;

- выявление и учет документов, имеющих механические, физико-химические или биологические повреждения и другие дефекты, разработку мер по их устранению и контроль выполнения;

         - проведение физико-химической и технической обработки архивных документов, которая включает дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах;  

         - передачу в отдел реставрации и страхового фонда архивных документов дел, имеющих механические, физико-химические, биологические и другие повреждения для проведения работ по реставрации и дезинфекции; прием документов после проведения реставрации и дезинфекции;

         - передачу в отдел реставрации и страхового фонда архивных документов дел, нуждающихся в переплете, прием документов после проведения переплета;

         - осуществляет учет физического и технического состояния архивных документов;

         - проводит  выявление, описание и учет особо ценных документов;

- организует подготовку особо ценных документов к копированию с целью создания страхового фонда и фонда пользования, транспортировку документов к месту создания страховых копий,  транспортировку готовых страховых копий, копий фонда пользования  и оригиналов документов обратно в архив.

Организует выявление архивных документов и описей дел для передачи их в отдел реставрации и страхового фонда архивных документов для создания электронных копий фонда пользования, осуществляет обратный прием дел и описей, проводит работу по постановке на государственный учет созданных электронных копий фонда пользования.

         Проводит проверку наличия и состояния, технического контроля страхового фонда и фонда пользования (на пленочной основе), фотодокументов.

         Осуществляет выдачу документов и копий фонда пользования из архивохранилищ работникам архива, в читальный зал, учреждениям, организациям и предприятиям во временное пользование.

Осуществляет контроль за соблюдением установленных требований к выдаче архивных документов из архивохранилищ и  за оформлением выдачи, контроль за  сохранностью выданных документов, их своевременным возвращением в архивохранилища.

        Проводит опечатывание коробок с документами, прошедшими проверку наличия и состояния, картонирование, а также коробок с малоиспользуемыми документами.

          Проводит анализ и координацию работы по учету документов в архивохранилищах.

Осуществляет сводный государственный учет документов, принятых на постоянное хранение в архив, ведет основные (паспорт архива и т.д.) и вспомогательные учетные документы.

В установленном порядке составляет и готовит для представления в комитет культуры Волгоградской области  документы для централизованного государственного учета, в том числе в электронном формате.

Обеспечивает сохранность учетных документов, архивных справочников, баз данных.

          Участвует в определении потребности архива в оборудовании и контроле за его техническим состоянием, разработке и реализации мер по обеспечению безопасного хранения документов и защиты содержащейся в них информации.

         Совместно с отделом комплектования архивного фонда, планирования и методической работы:

         - организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение в архив, распределяет их по архивохранилищам, контролирует состояние сохранности принимаемых документов.

         -  осуществляет проведение  экспертизы ценности архивных документов по истечении сроков временного хранения, при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии, оформление ее результатов, подготовку к утилизации документов, выделенных к уничтожению.  

         - принимает меры по обеспечению преемственности системы  учета, научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах организаций - источников комплектования;

         - рассматривает вопросы фондирования документов, хранящихся в архиве, а также подлежащих приему на хранение в архив;                         

         - проводит работу по созданию и развитию системы справочно-поисковых средств  (научно-справочного аппарата) к документам архива;

- ведет анализ и учет состояния системы НСА  архива на бумажном носителе (журнал по учету состояния  НСА) и в автоматизированном режиме, обеспечивает его сохранность и использование;

         Проводит работу по описанию документов на всех уровнях:

         - на уровне фонда: осуществляет самостоятельно или совместно с отделами архива, архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями подготовку к изданию архивных справочников о составе и содержании фондов архива (путеводителя по фондам архива, дополнений к нему, справочников о составе и содержании фондов), в том числе в электронном виде;

         - на уровне единицы хранения:  осуществляет описание документов личного происхождения;

         - на уровне документа, части документа: осуществляет тематическую разработку фондов в архиве, ведет систематический каталог, каталог по истории госучреждений, научно-технической документации, фотокаталог и др.

         Проводит работы по усовершенствованию и переработке описей дел.

         Осуществляет организацию и координацию работ структурных подразделений архива по созданию научно-справочного аппарата (справочно-поисковых средств) в процессе других видов архивных работ.         

         Участвует в определении перечня видов платных услуг, оказываемых архивом юридическим и физическим лицам.

Осуществляет подготовку предложений к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, принимает участие в осуществлении и разработке научно-исследовательских тем и подготовке методических пособий по профильным отделу направлениям.

         Рецензирует проекты научно-методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.

         Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

         Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, сотрудников отдела. Проводит стажировки работников архива, студентов, учащихся, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.

         Обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, совершенствования научно-справочного аппарата, изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.

         В плановом порядке и по согласованию с директором архива готовит и проводит совещания по профильным отделу направлениям, организует выступления своих  работников на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах по профильным отделу направлениям.

         Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний комитета культуры Волгоградской области, приказов директора архива по профильным отделу направлениям.

         Вносит на рассмотрение дирекции, экспертно-методической комиссии (ЭМК) архива, экспертно – проверочной и методической комиссии (ЭПМК) комитета культуры Волгоградской области  вопросы по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Осуществляет подготовку проектов приказов по профильным отделу направлениям.

 

 

 

 

 

 

 

 

Яндекс.Метрика Rambler's Top100
 
   
 
Главная страница Общая информация Новости Контакты Структура архива Пользователям архива История архива Архив - не только хранилище