Rambler's Top100  
Новости

(анонсы)

Общая информация Рекомендуется для ознакомления

СМИ

 о архиве

Контакты Структура архива Пользователям архива История архива Архив - не только хранилище Партнеры

Виртуальные выставки

 

 

ОТДЕЛ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА,

 ПЛАНИРОВАНИЯ И МЕТОДИЧЕСКОЙ РАБОТЫ

 


Начальник отдела - Глухова Наталья Васильевна.

Телефон отдела - 30-97-87

          Деятельность отдела осуществляется по двум направлениям:

1. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

2. Планирование и организационно- методическая работа.

         В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

По  комплектованию архива:

         - составляет и ведет список организаций, являющихся источниками комплектования архива, составляет и ведет Список фондообразователей (граждан – собственников и владельцев архивных документов) – источников комплектования архива;

         - составляет план – график передачи документов от организаций – источников комплектования, утверждаемый директором архива по согласованию с организациями - источниками комплектования. Составляет планы представления описей дел организаций – источников комплектования на рассмотрение экспертно – проверочной и методической комиссии  (ЭПМК) комитета культуры  Волгоградской области. 

         - рассматривает и готовит к утверждению ЭПМК комитета культуры Волгоградской области  описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности организаций - источников комплектования; описи дел, образовавшихся в деятельности граждан – собственников и владельцев архивных документов, являющихся источниками комплектования архива;

         - рассматривает и готовит к согласованию ЭПМК комитета культуры Волгоградской области  описи дел  по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов, положения об ЭК и архивах организаций, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел;               

- осуществляет при необходимости инициативное документирование;

         - принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования, организуемых отделом  по управлению архивами комитета культуры Волгоградской области;

- проводит оказание организационно-методической помощи  организациям – источникам комплектования;

         - осуществляет взаимодействие с организациями - источниками комплектования.

         В этих целях оказывает им методическую и практическую помощь:   

         - в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

         - по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, их упорядочению  и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

         - по упорядочению документов по личному составу;

         - по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

         - по подготовке нормативных и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела;

         - по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

         - в повышении профессиональной квалификации работников делопроизводственных, архивных и экспертных служб;

         - организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов; составляет сводный паспорт организаций – источников комплектования.

        - осуществляет в установленном порядке прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных гос. органов, органов местного самоуправления, государственных организаций. Участвует в установленном порядке в работе ликвидационных комиссий организаций - источников комплектования архива;

         - ведет наблюдательные дела на организации – источники комплектования архива;

         - В целях учета работы с организациями – источниками комплектования архива создает и ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

         Совместно с отделом  хранения, государственного учета и научно – справочного аппарата архивных документов:

- принимает меры по обеспечению преемственности системы учета,  научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве и в архивах организаций - источников комплектования;

- рассматривает вопросы фондирования документов архива и документов, подлежащих приему  на государственное хранение.

         - организует прием-передачу документов в архив на постоянное и депозитарное хранение. 

         По  планированию и организационно- методической работе:

- разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ и основным  направлениям развития архива; проекты перспективных и текущих планов работы архива; составляет планы научно- методической работы, внедрения нормативных документов, научно-методических разработок и автоматизированных архивных технологий и передового опыта, обеспечивает их  реализацию, составляет отчеты об их выполнении;

         - организует работу по планированию деятельности структурных подразделений архива, составляет сводные годовые планы работы архива;

         - контролирует ход выполнения планов работы архива, ведет централизованный учет и анализ выполнения плановых заданий структурными подразделениями архива. Составляет сводные годовые  отчеты о работе архива;

- организует и координирует научно- методическую  работу в архиве, разрабатывает совместно с другими структурными подразделениями архива программы и координационные планы научных исследований и методических разработок. Осуществляет подготовку предложений по научной проблематике для включения в отраслевые планы научно-исследовательской работы;

- проводит совместно с другими подразделениями архива, архивными и научными учреждениями самостоятельно научные исследования, разработку методических пособий по  направлениям работы отдела и архива, внедряет их результаты в практику работы отдела и архива в целом, принимает меры по распространению накопленного опыта;

         - рецензирует проекты нормативных документов и научно-методических разработок;

- организует участие работников архива в конкурсах на получение грантов, а также отраслевых конкурсах научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии;

- выполняет работу службы научно-технической информации архива, ведет комплектование справочно-информационного фонда, создает справочно-поисковый аппарат к нему; обеспечивает специалистов архива и организации-источники его комплектования научно-технической информацией;

- организует проведение дней информации о новых поступлениях в справочно – информационный фонд   для сотрудников архива;

- поддерживает деловые контакты с Отраслевым центром научно–технической информации Всероссийского научно- исследовательского института документоведения и архивного дела  (ОЦНТИ ВНИИДАД) и  научно- методического совета (НМС) архивных  учреждений Южного федерального округа.

- организует и совместно с другими структурными подразделениями проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой архивом работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда. На основе анализа типовых нормативов разрабатывает, готовит к утверждению и организует внедрение норм выработки (времени);

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников архива, совместно с другими структурными подразделениями архива готовит проекты программ, учебных планов и других методических  документов по повышению деловой квалификации архивных работников;

- совместно с отделом по организационно- правовым и кадровым вопросам организует разработку положений о структурных подразделениях архива, его совещательных органов, должностных инструкций его работников;

- обеспечивает работу дирекции, научно-исследовательского семинара, экспертно – методической комиссии архива. Вносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям. Осуществляет подготовку проектов  приказов по исполнению решений дирекции;

- отдел обобщает и распространяет опыт работы архива по вопросам комплектования архива документами,  планирования, организации научно-исследовательской и методической работы, научно-технической информации, автоматизации; изучает отечественный  и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям и направлениям деятельности архива;

- создает и ведет автоматизированные базы данных по профильным отделу направлениям;    

         - в плановом порядке и по согласованию с директором архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления  работников на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах;

- участвует в определении перечня видов платных услуг, оказываемых архивом юридическим и физическим лицам;

        - обеспечивает контроль за исполнением приказов директора архива по профильным отделу направлениям;

      - вносит на рассмотрение дирекции, экспертно –методической комиссии (ЭМК) архива, экспертно –проверочной и методической комиссии (ЭПМК) комитета культуры Волгоградской области вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.

         Полный перечень организаций - источников комплектования фондов архива на 01 января 2016 года в списке организаций-источников комплектования ГКУВО "ГАВО" состоит 168 организаций, из них 114 - государственной формы собственности, 59 негосударственной, в том числе 54 - частной формы собственности, которые можно найти здесь (всего - 168 организации). А отсюда можно скачать методрекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на хранение для организаций-источников комплектования нашего архива.

 
Яндекс.Метрика Rambler's Top100
 
   
 
Главная страница Общая информация Новости Контакты Структура архива Пользователям архива История архива Архив - не только хранилище